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Politique de confidentialité

(Dernière mise à jour : 19 juillet 2024) Selon la législation canadienne, mise à jour le 2018-01-09, SmartOne.ai suit les 10 principes énoncés par la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE, http://priv.gc.ca) ainsi que les lois établies par le Ministère du Travail, de l’emploi et de la solidarité sociale, Loi P39.1 de LegisQuebec sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/en/document/cs/P-39.1) :

Les Principes directeurs de la politique de confidentialité de SmartOne.ai

  • Responsabilité

  • Objet

  • Consentement

  • Limiter la collecte

  • Limiter l'utilisation, la divulgation et la conservation

  • Exactitude

  • Mesures de protection

  • Ouverture

  • Accès individuel

Contester la conformité Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant notre politique de confidentialité, ou notre collecte, utilisation et/ou divulgation de vos renseignements personnels, veuillez contacter Stephanie Quinn, VP Marketing & Communications à : privacy@smartone.ai.

Responsabilité

SmartOne.ai™ Inc. respecte les 10 principes énoncés par la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques et les lois établies par la Loi P39.1 de LegisQuebec relative à la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

SmartOne.ai protège tous les renseignements personnels détenus par l'organisation grâce à ses procédures & politiques et à son infrastructure de sécurité. Les informations personnelles des clients ne sont jamais transférées à un tiers sans le consentement spécifique du client/partenaire/prospect.
SmartOne.ai est responsable de toutes les stipulations incluses dans sa politique de confidentialité.

Objet

Pour fournir un prix/devis/énoncé de travail, les informations suivantes sont collectées :
Nom(s) de contact, nom de l'entreprise, adresse, téléphone, mobile, e-mail, site web, type d'entreprise des contact(s) (secteur/industrie, cas d'utilisation nécessitant un support), etc.
Ces informations sont utilisées pour garantir le traitement adéquat des devis/prix/énoncés de travail qui conduisent à des commandes et à une livraison efficace de service(s)/solution(s)/produit(s)/technologie(s).
Toutes les informations collectées sont transférées dans les systèmes CRM/ERP de SmartOne.ai, où les employés des ventes, du marketing, de l'administration et de la direction exécutive peuvent consulter les informations fournies. Seuls les utilisateurs administrateurs du CRM/ERP et les propriétaires de la relation ont l'autorisation de modifier les informations client/partenaire/prospect.

À des fins marketing et commerciales :
Le département marketing envoie régulièrement des informations sur les services/solutions/technologies/produits, des communiqués de presse, des blogs, des promotions et d'autres communications par e-mail aux clients/partenaires/prospects afin qu'ils soient informés des événements, promotions, services/solutions/technologies/produits ou informations sectorielles qui pourraient leur être utiles et/ou intéressants.

SmartOne.ai fournit toujours une méthode permettant de « se désinscrire » des efforts de marketing/médias/contenus donnés dès la communication initiale avec le client/partenaire/prospect.

Les clients/partenaires/prospects sont ajoutés à la liste de SmartOne.ai :

  • Dès qu'ils demandent un prix/devis/énoncé de travail

  • S'ils fournissent leurs informations à SmartOne.ai lors d'un salon professionnel ou d'un événement, en personne ou virtuellement (ex. webinaire)

  • S'ils nous ont contactés via www.smartone.ai à l'aide d'un formulaire en ligne, par e-mail ou autre

  • S'ils ont été contactés ou contactent quelqu'un au sein des équipes de vente ou de marketing de SmartOne.ai

Dès que les clients/partenaires/prospects sont : fournis avec un prix/devis/énoncé de travail, participent à un événement ou un salon professionnel, et/ou soumettent une demande en ligne, ils sont avisés de leur inclusion sur la liste de SmartOne.ai.

Les clients/partenaires/prospects peuvent s'inscrire eux-mêmes dans la base de données de SmartOne.ai via diverses ressources en ligne, ex. SmartOne.ai en ligne : formulaires, e-mail de contact, autre. Il est entendu qu'à la soumission de la demande, le client/partenaire/prospect choisit de s'inscrire dans la base de données de SmartOne.ai.

À partir de ce moment, tous les contacts établis avec le client/partenaire/prospect auront des méthodes prédéfinies pour se désinscrire, fournir des commentaires et accéder à la politique de confidentialité détaillée de SmartOne.ai.

À des fins de marketing :
Pour informer les clients/partenaires/prospects, par divers moyens de marketing et de communication, des nouveaux/services/solutions/technologies/produits, marques, nouvelles, promotions et événements dans les industries de l'IA et des grandes données. Le département marketing n'utilisera les renseignements personnels fournis par un individu à SmartOne.ai qu'à des fins de réception de documentation promotionnelle/autres, sauf si le client indique le contraire et donne ainsi son consentement. Toutes les informations personnelles seront collectées par e-mail, Internet, téléphone, courrier.

Chaque campagne de marketing Internet/e-mail de SmartOne.ai contiendra :

  • La politique de confidentialité de SmartOne.ai, et qui contacter pour des questions

  • Un moyen de se désinscrire de l'initiative marketing

  • Un moyen de corriger les informations personnelles

  • Un moyen de fournir des commentaires

En signant des devis/énoncés de travail, le client/partenaire confirme sa connaissance de notre politique de confidentialité et accepte son inclusion dans notre base de données. Cependant, après un premier e-mail/autre communication marketing, le client/partenaire peut choisir de se désinscrire de la base de données de SmartOne.ai.

Le client/partenaire/prospect peut se désinscrire de la base de données marketing à tout moment en contactant SmartOne.ai par e-mail (privacy@smartone.ai).

Cookies et technologies de suivi similaires
Nous et certains tiers pouvons utiliser des cookies et des technologies similaires pour suivre l'activité de navigation de votre appareil sur nos sites. Dans ce contexte, un « appareil » signifie un ordinateur, un téléphone, une tablette ou un appareil similaire que vous utilisez pour accéder à Internet.

Les cookies sont de petits fichiers de données que nous ou des tiers pouvons placer sur votre appareil lorsque vous visitez notre site pour indiquer que vous les avez visités. Les cookies et les technologies de suivi similaires, tels que les pixels ou les balises web (qui utilisent également la technologie des cookies), peuvent être utilisés pour améliorer et personnaliser votre expérience de navigation sur notre site. Par exemple, ils nous permettent et permettent à des tiers de suivre l'activité de navigation de votre appareil sur les Sites au cours de plusieurs sessions, y compris les sites web que votre appareil accède immédiatement avant et après avoir visité nos Sites, le temps moyen passé sur nos Sites, les pages affichées sur notre Site, et d'autres statistiques sur l'utilisation de nos Sites. Grâce à cette technologie, le Site peut se souvenir des préférences associées à votre appareil (par exemple, les paramètres linguistiques) et faciliter votre accès et votre utilisation du Site (par exemple, en maintenant votre session active sur nos Sites). Nous pouvons également utiliser les informations collectées grâce à cette technologie pour surveiller la performance du Site, à des fins d'administration des systèmes, et pour faire rapport sur les schémas de navigation des visiteurs à nos consultants et à d'autres tiers sous forme agrégée (une forme qui ne permet pas d'identifier un individu spécifique, et qui n'est donc pas considérée comme des renseignements personnels). Les cookies et les technologies de suivi similaires peuvent également être utilisés pour proposer des publicités sur nos Sites et sur des sites tiers qui correspondent mieux à vos intérêts et préférences, en fonction de l'historique de l'activité de navigation de votre appareil.

Consentement

Le consentement se traduit par la signature du devis/énoncé de travail (déposé par SmartOne.ai comme preuve de signature – Département des finances & département des ventes inclus dans le CRM corporatif) dans le cas de nouveaux clients/partenaires existants.

Dans le cas des prospects, le consentement est obtenu soit en ligne (dans le cas de l'inscription à la salle de presse, de la complétion de formulaires en ligne, de demandes, de sollicitations par le biais de tout formulaire en ligne à l'entreprise à partir de l'une de nos adresses e-mail en contact avec les clients/etc.) soit par téléphone. Dans ces cas, le consentement est suivi par le département marketing de SmartOne.ai.

Dans le cas où un client/partenaire/prospect choisit de retirer son nom de la base de données de SmartOne.ai (le consentement est retiré). À ce stade, le client/partenaire/prospect assume la responsabilité de ne pas être informé des promotions, des nouvelles sorties de marques, des nouveaux services/solutions/technologies, des événements actuels ou à venir, d'autres promotions/communications que SmartOne.ai pourrait offrir à tout moment. Il convient de comprendre qu'en se désinscrivant de la base de données de SmartOne.ai, aucun matériel marketing ou campagne ne sera communiqué au client/partenaire/prospect, sauf indication contraire.

Limiter la collecte

SmartOne.ai ne collectera que les informations pertinentes pour le traitement, la livraison et le support de leurs services/solutions/technologies/produits. Dans le cas des matériaux marketing, seules les informations pertinentes pour la livraison et le suivi des matériaux/campagnes marketing seront collectées (aussi peu que : nom, nom de l'entreprise, et e-mail – autant que : nom, nom de l'entreprise, adresse, téléphone, e-mail).

Limiter l'utilisation, la divulgation et la conservation

Les renseignements personnels, concernant le client/partenaire/prospect ne seront utilisés que dans les circonstances suivantes :

  • Livraison appropriée des prix de service/solution/technologie/produit, traitement des commandes et livraison.

  • Communication efficace des événements, promotions, matériaux promotionnels, catalogues/brochures/vente de documents, communiqués de presse, annonces, autres contenus marketing ou campagnes, etc.

  • Faciliter toute autre demande de communication à SmartOne.ai de la part du client/partenaire/prospect.

Divulgation de vos informations pour des raisons légales
Dans certaines circonstances, il peut être nécessaire que nous divulguions vos renseignements personnels afin de respecter des obligations légales ou d'affirmer des droits, comme défini ci-dessous. Dans tous les cas, nous limiterons la divulgation dans la mesure raisonnablement nécessaire pour satisfaire l'obligation ou à faire valoir le droit. Par exemple, nous pouvons être tenus de divulguer vos renseignements personnels à un gouvernement, un organisme de réglementation, d'application de la loi ou judiciaire conformément à une ordonnance du tribunal, un mandat, une citation à comparaître ou un processus similaire. Nous pouvons également divulguer vos renseignements personnels à une autorité appropriée si nous ou cette autorité soupçonnons qu'une conduite criminelle ou une activité criminelle potentielle a eu lieu. Cela pourrait être le cas, par exemple, si nous soupçonnons qu'une fraude ou une cybercriminalité a été commise, ou si nous ou un tiers avons reçu des messages menaçants ou malveillants. Nous n'aurons généralement besoin de divulguer vos renseignements personnels à ces fins que si vous êtes impliqué(e) ou affecté(e) par un tel incident.

Nous pouvons divulguer vos renseignements personnels dans le cadre de l'exercice de nos droits légaux, y compris, par exemple, partager des informations avec des agences de recouvrement de créances si vous manquez à payer des sommes dues lorsque vous êtes contractuellement tenu de le faire. Nos droits légaux peuvent être contractuels (lorsque nous avons conclu un contrat avec vous) ou non contractuels (comme les droits statutaires que nous avons en vertu de la loi sur le droit d'auteur ou du droit des délits).

Nous pourrions être tenus de divulguer vos renseignements personnels si nous sommes impliqués dans un litige avec vous ou un tiers. Par exemple, il peut être nécessaire de divulguer vos renseignements personnels pour résoudre un litige ou dans le cadre de toute action liée à une indemnisation, à la médiation, à l'arbitrage ou à une résolution judiciaire, ou à un processus similaire.

Divulgation de vos informations dans le cadre d'une transaction commerciale majeure
Nous pouvons partager vos informations avec un acheteur ou un vendeur existant ou potentiel dans le cadre d'une vente ou acquisition réelle ou potentielle d'une entreprise ou d'actifs par nous, d'une fusion ou d'un événement similaire, comme l'exige la loi.

Transferts transfrontaliers
Vos informations personnelles peuvent être partagées au sein de SmartOne.ai ou avec nos fournisseurs de services, qui peuvent être situés en dehors de votre juridiction. Ainsi, vos renseignements personnels peuvent être traités et stockés dans une juridiction autre que la vôtre et peuvent être soumis à l'accès ou à la divulgation aux autorités étrangères en vertu des lois de ces juridictions.

Combien de temps conservons-nous vos informations ?
Nous conservons les renseignements personnels uniquement aussi longtemps que nécessaire pour atteindre l'objectif pour lequel ils ont été soumis, sauf si une période de conservation plus longue est requise ou permise par la loi.

Exactitude

Les informations des clients/partenaires/prospects peuvent être modifiées/mises à jour à tout moment. Les clients/partenaires/prospects peuvent demander à réviser/mettre à jour leurs propres informations personnelles de contact, comme ils le souhaitent. Si SmartOne.ai est contacté avec une demande de modification et/ou de changement des informations personnelles/entreprises d'un client/partenaire/prospect, tous les changements seront effectués dans les 2 jours ouvrables suivant la réception de la demande.

Pour qu'un client/partenaire/prospect reçoive la liste des informations détenues par SmartOne.ai, le client/partenaire/prospect doit contacter SmartOne.ai par e-mail (privacy@smartone.ai) et SmartOne.ai enverra les informations appropriées comme demandé par e-mail.

Mesures de protection

Au sein de SmartOne.ai, les informations des clients sont protégées par divers moyens :
Accès limité à ceux qui traitent directement avec les comptes/projets des clients/partenaires/prospects.
L'infrastructure réseau de SmartOne.ai incluant des pare-feux, etc.

Ces deux précautions garantiront que les informations sont utilisées et dispersées de manière appropriée au sein de l'organisation (SmartOne.ai), permettant le traitement efficace des commandes, la livraison de services/solutions/technologies/produits et le transfert d'informations.

Ouverture

À tout moment, le client/partenaire/prospect peut demander une copie de la politique de confidentialité de SmartOne.ai. Elle est accessible sur le site web de SmartOne.ai (www.smartone.ai) et peut être partagée avec le client/partenaire/prospect par tout employé de SmartOne.ai.

Le client/partenaire/prospect sera informé de la politique de confidentialité de SmartOne, car elle est accessible via le site web d'entreprise ainsi que détaillée dans toutes les communications par e-mail.

Accès individuel

À tout moment, les clients/partenaires/prospects peuvent demander une copie de leurs informations personnelles. Ces individus ne peuvent demander que leurs informations personnelles spécifiées conservées dans les dossiers de SmartOne.ai. Les individus autres que ceux qui ont donné leur consentement pour être placés dans la base de données de SmartOne.ai ne peuvent pas accéder aux informations d'un autre membre de la base de données.

Contester la conformité

Si, à tout moment, un individu estime que SmartOne.ai n'a pas rempli ses responsabilités en matière de confidentialité personnelle, des plaintes officielles peuvent être déposées si nécessaire.

Votre opinion compte
Afin de surveiller et de renforcer en permanence notre procédure de confidentialité, nous avons un responsable de la confidentialité, qui peut être contacté à privacy@smartone.ai.
Nous accueillons toute suggestion concernant notre politique de confidentialité par e-mail à privacy@smartone.ai ou par courrier à : SmartOne.ai – 666 Saint Urban, Montréal, QC, Canada, H2S 3H1

Veuillez formuler toute communication de manière aussi complète et descriptive que possible, et nous ferons notre possible pour répondre rapidement à vos préoccupations.

SmartOne.ai se réserve le droit de modifier ou de compléter cette politique de confidentialité à tout moment. Si nous apportons des modifications matérielles à cette politique de confidentialité, nous publierons un avis sur notre page d'accueil avec un lien vers la politique de confidentialité mise à jour. Veuillez lire tout avis de ce type et la nouvelle déclaration de politique.

Votre utilisation continue des Sites suite à la publication de cet avis constituera votre acceptation des nouveaux termes. Cependant, nous demanderons votre consentement si nous souhaitons utiliser vos renseignements personnels à d'autres fins que celles précédemment convenues.